複数メンバーで打ち合わせのために客先を訪問した場合、終了後にそのまま帰社すると、各メンバーはそれぞれの仕事に散ってしまって連絡が取りづらくなるため、打ち合わせで決まったアクションが滞ってしまうことがあります。
このような場合、可能であれば打ち合わせ終了後に近くのカフェなどに立ち寄って、打ち合わせ内容の確認とすり合わせのためのミーティングを行うとよいでしょう。打ち合わせ直後であるため、記憶が鮮明ですし、客先では言えなかったことや、確認すべき点をクリアーにできます。そして、各メンバーごとに次に何をすべきかのアクションをすり合わせるようにします。
そして客先と認識がすれ違って手戻りが発生するという罠。
そういうことがおきないようにするために議事録ドリブンな会議をする。とはいえ客先にノートパソコンとプロジェクタを持っていくのは面倒。プレゼンをやるなら既に持っているのでそれでもいいけど。
個人的に客先で議事録ドリブンに活用しているのは、
- 紙とホワイトボードとデジカメ
- 紙2枚とコピー機
のどちらか。上がなければ下で十分。簡単なことだ。客先での打ち合わせ開始時に手元に紙を一枚用意しておく。議論しながら、アクションが決まったら紙に列挙していく。これはお客さまに見せることを考えない、走り書きでよい。打ち合わせが終わるときに、「じゃあ、我々はいついつまでにこれとこれを検討しておきますので、お手数ですがお客さまはこれをよろしくご検討下さい」と言って、（その場にあれば）ホワイトボードなり、別の紙なりに清書する。ホワイトボードの方が、「いやそうじゃなくて、こうでしょ」とか書き直したりするのに便利なので、どちらかといえばホワイトボードが便利。
清書重要。全ての議論を踏まえて清書することが重要。
あとはホワイトボードをデジカメで撮影して持って帰って画像そのままだったり議事録を書くなりしたのを客先にもメールで送っておくとか、コピーを取らせてもらって原紙を置いて帰るとか。「客先で言えなかったこと」があれば、上の記事の通り、帰りに寄り道でもすればいい…弊社では機密保持のために帰社してからやりますが（わら
ほんとうに簡単。数分で済むことです。是非やってみて欲しい。これをやるとやらないとでは精神的ストレスが全然違います。
やることは決まっているのだから、と安心してなかなか手をつけなかったりするのだが、それはワタシの性格の問題ということで。
